Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal și confidențialitate 

Prezenta politică explică ce date cu caracter personal colectăm atunci când utilizați website-ul elanve.ro, cum le folosim și ce drepturi aveți potrivit legislației aplicabile.

Vă rugăm să verificați periodic această pagină: din când în când putem actualiza documentul, iar modificările importante vor fi anunțate în mod corespunzător.

Pentru orice întrebare despre confidențialitate, ne puteți scrie pe adresa din secțiunea de contact de mai jos. Vă recomandăm să parcurgeți și Termenii și condițiile și Politica de cookie-uri.

1) Cine suntem

Operator: Hermes Digital SRL, cu sediul și datele de identificare:

• Cod Unic de Înregistrare: 51189444

• Nr. Înmatriculare: J2025005445001

• EUID: ROONRC.J2025005445001

• Website: www.elanve.ro

• E-mail contact: contact@elanve.ro
  

În această politică, „noi”, „Elanve” sau „Operatorul” se referă la Hermes Digital SRL.

2) Termeni esențiali

• Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (art. 4 alin. (1) GDPR).

• Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor (colectare, stocare, utilizare, divulgare, ștergere etc.).

• GDPR: Regulamentul (UE) 2016/679.

• Persoană vizată: persoana ale cărei date sunt prelucrate.

• Autoritate de supraveghere: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – România.

3) Principii de prelucrare

Colectăm doar datele necesare, în scopuri determinate și legitime, le păstrăm pe perioade limitate și asigurăm confidențialitatea și integritatea lor. Putem utiliza furnizori (împuterniciți) pentru servicii IT, plăți, livrare, asistență clienți ș.a., în baza contractelor și numai cu garanții de securitate conforme cu GDPR.

Putem transfera date în afara SEE, inclusiv către furnizori din SUA, cu respectarea cadrului legal aplicabil (de ex., decizia de adecvare a Comisiei Europene din 10.07.2023 privind EU-U.S. Data Privacy Framework) și a clauzelor/garanțiilor necesare. Implementăm măsuri suplimentare de protecție, după caz.

4) Cum colectăm datele

Colectăm date direct de la dvs. sau automat, atunci când utilizați website-ul. Exemple (adaptați la serviciile efective ale Elanve):

• Crearea și folosirea contului de client pe elanve.ro
  Date: nume, prenume, e-mail, telefon, parolă (hash), istoric comenzi.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR (executarea/încheierea contractului).
  Păstrare: până la închiderea contului sau 3 ani de la ultima autentificare.

• Plasarea comenzilor online sau telefonic
  Date: nume, prenume, telefon, e-mail, adresa de livrare, facturare, detalii de plată (prin procesator), observații furnizate voluntar.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
  Păstrare: pe durata relației contractuale; documentele financiar-contabile se arhivează 5 ani de la închiderea exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991 și Ordinul M.F. 1447/2023).

• Plăți online
  Datele cardului sunt procesate exclusiv de procesatorul de plăți (împuternicit).
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
  Păstrare: conform politicilor procesatorului.

• Retur produse
  Date: nume, prenume, contact, adresă/IBAN (pentru restituiri).
  Temei: obligație legală – OUG 34/2014 (drept de retragere).
  Păstrare: conform termenelor legale și interne.

• Produse/servicii ce pot necesita date speciale (dacă e cazul)
  Dacă sunt necesare informații sensibile (de ex. recomandări/rapoarte de specialitate), vom prelucra strict minimul necesar.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) și art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR (consimțământ explicit).
  Păstrare: de regulă 3 ani de la achiziție, dacă nu se impune altă perioadă legală.

• Programări/servicii (dacă există pe site)
  Date: nume, prenume, e-mail, telefon, data/ora programării, eventual chestionare relevante.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) și, unde e necesar, art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR.
  Păstrare: de regulă 1 an.

• Recenzii/comentarii la produse
  Date: nume de utilizator și conținutul opiniei postate voluntar.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interes legitim (îmbunătățirea serviciilor/transparență).
  Păstrare: până la ștergerea de către utilizator sau conform regulilor platformei.

• Comunicări comerciale (newsletter/SMS)
  Date: e-mail, telefon.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământ.
  Păstrare: până la dezabonare; ulterior, păstrăm limitat (de ex. 3 ani de la ultima comandă) pentru dovada consimțământului și administrarea listelor de excludere.

• Campanii/concursuri
  Date: conform mecanismului și Regulamentului dedicat fiecărei acțiuni promoționale.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. a) și/sau lit. b) GDPR.
  Păstrare: pe durata campaniei și perioadele legale aferente.

• Navigare pe site și cookie-uri
  Date: identificatori online (IP), device (nivel de țară), pagini vizitate, timestamp, acțiuni, prin cookie-uri/tehnologii similare.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR (interes legitim – funcționarea și securitatea site-ului) și, pentru cookie-urile care necesită acord, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR (consimțământ).
  Păstrare și destinație: conform Politicii de cookie-uri și raportului furnizorului de consimțământ (ex. Cookiebot).

• Recrutare (dacă aplicați la un job)
  Date: cele din CV și documentele furnizate.
  Temei: art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau lit. f) GDPR.
  Păstrare: în principiu, doar pe durata procesului; dacă dorim păstrarea pentru oportunități viitoare, vă informăm și ne bazăm pe interesul legitim sau consimțământ, după caz. Dacă vă opuneți, ștergem datele.

5) Destinatari și acces la date

Accesul la date poate fi acordat, limitat și controlat, către:

• angajați/colaboratori ai Operatorului (strict necesar)

• furnizori IT (găzduire, mentenanță, stocare, CRM), procesator plăți, curieri, servicii contabile/fiscale, asistență clienți, platforme de e-mail/SMS marketing, platforme de recenzii;

• autorități publice, atunci când legea impune.

În cazul livrărilor, datele de expediere pot fi stocate pe platformele firmelor de curierat cu care colaborăm, potrivit termenelor acestora.

6) Transferuri în afara SEE

Dacă transferăm date în afara Spațiului Economic European (de ex., către SUA), o facem în baza unui temei legal adecvat (inclusiv decizia de adecvare din 10.07.2023 privind EU-U.S. Data Privacy Framework) și/sau a garanțiilor prevăzute de GDPR (clauze standard, măsuri suplimentare).

7) Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (control acces, criptare/ pseudonimizare unde este cazul, politici interne etc.) pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau dezvăluirii neautorizate.

Angajații și colaboratorii noștri au obligații de confidențialitate.

8) Minori

Website-ul nu se adresează în mod intenționat persoanelor sub 18 ani. Dacă aflăm că am colectat date ale unui minor fără permisiunea reprezentantului legal, le vom șterge.

9) Drepturile dvs. (persoana vizată)

În condițiile GDPR, beneficiați de:

• Dreptul de acces la date și informații despre prelucrare;

• Dreptul la rectificare a datelor inexacte;

• Dreptul la ștergere („de a fi uitat”), în cazurile prevăzute de lege;

• Dreptul la restricționare a prelucrării, în situațiile aplicabile;

• Dreptul la portabilitate a datelor furnizate, în format utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și e realizată prin mijloace automate;

• Dreptul la opoziție (inclusiv față de marketingul direct);

• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP;

• Dreptul la o cale de atac judiciară eficientă împotriva deciziilor autorității sau a operatorului/împuternicitului;

• Dreptul la despăgubiri pentru prejudiciul suferit, în condițiile legii;

• Dreptul de a fi reprezentat de o organizație, în condițiile art. 80 GDPR.

Cum procedați

• Ne puteți contacta la privacy@elanve.ro / office@elanve.ro pentru exercitarea drepturilor.

• Vom răspunde, în principiu, în 30 de zile; termenul poate fi prelungit, în cazuri justificate, conform GDPR.

• În unele situații, este posibil să solicităm informații suplimentare pentru a vă identifica.

• Există cazuri în care legea ne obligă să păstrăm anumite date (ex.: contabilitate, garanții) chiar dacă solicitați ștergerea; în aceste cazuri, vom restricționa prelucrarea la strictul necesar.

Dezabonare marketing: puteți oricând opta pentru „Dezabonare” în e-mail/SMS sau ne puteți scrie la adresa de mai sus. Menținem liste de excludere pentru a onora opțiunea dvs. pe viitor.

10) Perioade de stocare (rezumat)

• Cont client: până la ștergere sau 3 ani de la ultima autentificare.

• Comenzi/contract: pe durata relației; acte financiar-contabile 5 ani (Legea 82/1991, OMF 1447/2023).

• Marketing: până la dezabonare; ulterior, limitat (de ex. 3 ani) pentru dovedirea consimțământului/gestionarea listelor.

• Cookie-uri: conform Politicii de cookie-uri.

• Date speciale (dacă e cazul): minimul necesar și pe duratele descrise mai sus.

11) Alte precizări utile

• Exercitarea drepturilor este gratuită; ne rezervăm dreptul la taxe rezonabile doar în caz de cereri vădit nefondate sau excesive, conform GDPR.

• Dacă solicitați ștergerea contului, acțiunea este ireversibilă (pierdere acces istoric comenzi, vouchere, garanții etc.).

• În anumite cazuri, restricționăm accesul la unele informații pentru a respecta legea sau drepturile altor persoane.

12) Contact

Hermes Digital SRL – Operator date
E-mail: contact@elanve.ro | Website: www.elanve.ro
Autoritatea de supraveghere: ANSPDCP – www.dataprotection.ro